タスク管理と優先度が大事！生産性をあげる時間の作り方と使い方　

 

「勉強や転職活動や副業活動など…今の時間にプラスして始めたいのだけど、それに費やす時間がないな…」

そんな風に思ったことはありませんか？

やろうとは思っているのになぜかいつもダラダラと行動してしまう…もう少し効率よくできたらいいのだけどなぜだか時間だけが過ぎているような…

そんなあなたにお伝えしたいのが、

時間管理で必要なことは「時間をコントロールする」ことよりも「自身のタスクを管理する」ことなんです。

 

私も以前は「どうすれば時間を作れるか」ばかりに注目していましたが、日々生活をしている私たちは、ある程度のところまでくるとどうしても時間を増やすことはできないんですよね。

今回の記事を読んでいただくことで、その限られた時間をまずはどのようにして確保するのか、また、どのようにタスクに取り組んでいけばいいのかが分かります。

 

それによって、限られた時間の中でも生産性を上げながら行動することができるようになりますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

なぜ時間がとれない？

「時間がない」は言い訳

 

これは私自身にも言い聞かせていることではありますが…

時間は誰にでも平等に与えられています。その中でどのように過ごすかは、その人自身が決めるものです。

「会社が…」「家族が…」「状況が…」

できない理由を挙げようと思えばいくらでもでてきます。

 

でもまずは「自分が選択して今の時間の使い方をしている」という事実をきちんと受け止めなければいけません。

 

「できない」と思っていると脳は「できない理由探し」を始めるので、

「自分は時間を作ってやりたいことのために取り組むんだ！」

とまずは心を決めましょう。

 

現状を把握する

 

まずは、平日と休日の１日のスケジュールを書き出し自分の現状を把握してみましょう。

朝何時に起床して、何時から何時まで仕事をして、帰宅してからは何をして…

休みの日は何時に起床して、何をして…という風に、書き出してみましょう。

 

ここで大事なことは、自分の時間の使い方を可視化してみることです。視える化することによって様々な気付きを得られると思います。

そもそも「時間がない」と思う原因として、

などが挙げられるのではないかと思います。

 

つまり、「時間がない」と思ってしまうその本質は

「やり遂げたい、もしくはやりたいことがあったのに、それができなかった」

ということではないでしょうか？

自分は時間を作ってそれに取り掛かりたかったのに、

日常でのやるべきことや自分の意思の弱さに負けてしまってできなかった、ということ。

 

だからこそここで大事になってくるのは、可視化したスケジュールを見ながら

その二つに当てはまるものが、どの程度１日の中に組み込まれているか

を考えてみることです。

現状を見直す

上記の例はすごくホワイト企業だな、と思う例ではありますが（笑）

このようにして自分の行動を可視化してみてください。

そして、どの程度自分が今目的のない時間を過ごしているのか、

またはやるべきタスクが多すぎないかみてみてください。

スケジュールを書き出してみたら意外と

「ここにはこんなに時間を使っていたんだ」

「書いてみると意外と取り掛かれる時間ってありそうだな」

など思うかもしれません。

 

まずは自分の生活習慣や現在の時間の使い方を見直して、自分の今の生活で作れる時間がどれだけあるのかを確認していきましょう。

生産性を上げる時間の作り方

やるべきことを絞る

ある程度自分の生活習慣や時間の使い方を見直すことができて、自分の今使える時間が把握できたら、今度はやるべきこと絞っていきましょう。

ここでは自分の中での手放しポイントが重要になってきます。

おそらく上記のチェックポイントも参考にしながら自分の時間の使い方を見直してみても「とはいえ…」や「これはやらなきゃいけないからな…」という思考に陥って、なかなか手放せないものもあったかもしれません。

 

「食事は全部手作りにしたいし、朝のルーティンは崩したくない…」

「お掃除ロボットはなんだか信用ないし、家族や友人との時間は１分足りとも減らしたくない…」

 

…すごく分かります。全部やりたいですよね。完璧にこなせるのなら、それら全てを時間に組み込んだ上でさらに自分の時間をプラスしたいですよね。

 

でもみんなが分かっていることなんですが、「時間は有限」なんです。

どんなに頑張ったって、自分が何かを手放さない限りは時間は増えることはないんですよ。

 

全部大事。それらの中から何かを手放すことはすごくしんどいことだとは思いますが、現実的に考えて全てのタスクを行うことは難しいです。

やるべきタスクを減らすことでしか、現在確保している時間をさらに増やすなんてことはできないんですよね。

もちろん私の考え方が全てではないし、全部こなした上で時間を確保できている人もいるかもしれません。

ですが、私はやるべきタスクを少しでも減らしていく柔軟な考え方を持つことは、時間管理のみならず今後の自分の考え方にとってもすごくプラスになるのではないかな、と思います。

 

こだわりもある程度は「芯がある」というプラスな面で捉えることができますが、度が過ぎると窮屈な人になってしまいます。

今回が自分を見つめ直すいいきっかけだと思って、一度「自分がこだわりすぎているものはないか？」という視点で見てみるのもいいと思います。

 

その視点を持って、もう一度先程のチェックポイントを見直してみてくださいね。

優先すべき時間を必ず確保する

 

自分が理想とする未来のために向けて時間を確保できたら、一つのことに集中する時間を必ず設けましょう。

何度も言いますが時間は有限なので、その限られた中でどれだけ集中できるかが大事になってきます。量よりもその「質」を意識しましょう、ということですね。

「朝起きたあとのこの時間は、このことしか考えない」

「すき間時間にはこのことについて取り組む」

など、その限られた時間で「何を行うのか」を明確にし、そして一つのことに集中しましょう。

自分がその時間に一番何を優先すべきなのかを明確にすることは、物事に取り組む上で質を上げる非常に重要なことだと思います。

 

その間はスマホなども通知オフにしたり、自分自身が集中できる環境というのも意識することも大切ですね。

「時間を有効に使おう」と思い過ぎない

 

自分のスケジュールを見直して、時間を確保して、やるべきことに着手できそうな兆しが見えはじめた時に注意してほしいこと、それは

「時間を作ることを目的にするのではなく、タスクの管理を目的とする」

ということです。

 

時間を作ることができたあと、私たちがついやりがちなこと。

それは時間ができると何でもかんでもやりたくなって、また多くのタスクを作りがちですね。

 

「今日はこれについて調べたいし、これについても取り掛かりたい」

「これを始めてみるのもおもしろそう」

「これも取り入れてみたらいいかな」

「この時間にこれをやったら将来の役にたちそう！」

 

せっかく手放して自分の時間を見直したのにこれじゃあ意味がないですよね。

そしてそんなに大事ではないのにそのタスクをこなすことだけが目的になって、満足感だけが増え、結果は何も出ていない…という状態にもなりかねません。

だからこそ、「この時間にどれだけのことをこなすことができたか」ということに囚われていないかを自分自身で時々確認してみてくださいね。

そして繰り返しになりますが限られた時間の中で意識すべきことは、

本質を見極めて自分が本当にすべきことのタスクを管理することです。

 

時間を意識しすぎない

これはあなたも経験したことがあるのでは？と思いますが、

「時間が足りない！」と思えば思うほどに焦ってしまう

ということ。

 

タスク管理ができていないと、「あれもしないと！」「これも手をつけたんだった！」「この日までに間に合うかな？」など自分自身がキャパオーバーになります。

するとどうなるかというと、

焦りが生じて、結局その時していることに集中することができず生産性が落ちるという負のループにハマる

という状態になってしまうんですね。

判断能力が落ちたり、集中力が落ちたりすると限られた時間でのパフォーマンスが下がってしまい結果に繋がらないということにもなりかねません。

だからこそ、先ほどと重なってしまうところもありますが、

「時間をコントロールすることに意識を向け過ぎず、自分のタスク管理に目を向けることが大事」

ということです。

 

完璧を追い求めない

 

「今、本当にこれをすべきか」

「もう少しスケジュールをしっかりと見直してから始めた方が効率がいいのではないか」

「しっかりと方法論を学んでから行動に起こした方がいいのではないか」

 

完璧主義の人ほど、このような思考に陥りやすいのかもしれません。ですが、転職活動や副業や勉強、様々な自分の理想とする未来に近づくために一番大事なことは

 

「PDCAを回しながら進むこと」

だと思います。

 

完璧を追い求め過ぎてやるべきことを一つ一つじっくりしていると何も進まず、結果時間ばかりが過ぎ、全く行動に移せなかった、ということにもなりかねません。

そもそも、初めから上手くやる方法というのを見つけるのは難しいのかもしれません。

自分なりに考えて、行動に移して、必要なものを取捨選択して…

そうやって少しずつでも進みながら学んだほうが一番自分の力になります。

 

いろいろと考え込みすぎて、それに時間を費やしてしまう方はぜひ一度「完璧主義になっていないか」というところをみてみてください。

 

ぜひ、限られた時間を有効に活用しながら、自分自身の理想に向かって日々積み上げていきましょう！